Un archivo digital es un grupo de datos estructurados que son almacenados en algún medio y pueden ser usados por las aplicaciones. Es identificable por un nombre y una extensión. Tienen también un tamaño que se mide en bytes. Todo archivo pertenece a un directorio o subdirectorio.
Un archivo físico es un conjunto de elementos de información relacionados entre si y que fueron definidos por su creador, se encuentran almacenados en forma ordenada en documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.